Comment travailler efficacement en équipe ?
Vous voulez améliorer le travail de vos équipes, faire évoluer le digital dans votre quotidien, optimiser le télétravail, mettre en place un CRM, un outil de notes de frais, utiliser des applications simples pour gagner du temps au quotidien ?
L’optimisation digitale est un moyen de réussir et de faire de votre entreprise, une PME performante.
Le télétravail est devenu monnaie courante aujourd’hui, mais avez-vous les cartes en main pour que vos équipes soient performantes et impliquées ?
Comment faire pour que vos collaborateurs aient les bons outils pour travailler ensemble de façon efficace et compétitive dans un monde ou tout change rapidement et perpétuellement ?
L’idée n’est pas d’utiliser des applications pour utiliser des applications mais de travailler avec vos équipes pour comprendre ce dont ils ont besoin pour collaborer avec les autres, simplement et plus rapidement.
Comment optimiser et simplifier avec le digital ?
Avant tout, on ne met pas en place les outils digitaux avant d’avoir recherché les problématiques à solutionner. L’erreur à ne pas commettre est d’imposer des outils digitaux aux utilisateurs en voulant faire une transformation digitale à tout prix ! La plupart du temps, ils ne seront pas utilisés. Au pire, vous allez créer de l’anxiété !
Plusieurs phases sont donc nécessaires pour appréhender et comprendre vos besoins avant de mettre en place les outils digitaux :
- Etat de la situation pour définir les besoins des utilisateurs et les souhaits du dirigeant
👉 Cette phase peut être plus ou moins longue mais elle est essentielle pour la suite. Je recommande 1 journée d’audit pour les PME et 1/2 journée pour les TPE ou les CONSULTANTS. - Recherche d’applications ou de solutions adaptées
👉 C’est la phase de post-audit : je définis les actions qui permettrait à l’entreprise de gagner du temps et je les priorise pour pouvoir démarrer au plus vite et voir les premiers résultats arriver dans l’organisation. - Mise en place et formation avec le manager et ses équipes
👉 La mise en place des outils se fait avec les collaborateurs en tenant compte de leurs problématiques quotidiennes. Je pars des solutions apportées pour adapter les outils qui leur feront gagner du temps et je forme les utilisateurs sur des cas réels. - Rectification selon l’utilisation
👉 J’utilise les REX (Retour d’EXpériences) pour améliorer les process et gagner en productivité
Les exemples d’utilisation d’outils digitaux pour gagner du temps :
Il y a plusieurs domaines à explorer pour gagner en productivité au quotidien :
Organisation
- Gestion de projets en équipe
- Optimisation et priorisation des tâches
- Automatisation des tâches
- Prise de notes
- Partage et travail en synchrone et/ou asynchrone sur les documents
- État d’avancement des projets
- Scanner intelligent ou mobile
Clients
- CRM (Customer Relationship Management) ou Gestion de la Relation Client (GRC) en français.
- Marketing automation
- Mailing en nombres
- Prospection ciblée
Réseaux sociaux
- Réseaux professionnels (LinkedIn)
- Réseaux privés (Facebook et Instagram)
- Blogs
- Communautés professionnelles
Communication
- Visio conférence à plusieurs
- Partage d’écran
- Groupes de discussion
- Messagerie interne
Déplacements
- Fiches de frais de déplacements
- Réservations transports ou hôtels
- Optimisation des trajets
Finances
- Répartitions des dépenses et recettes
- Visualisation des comptes bancaires
Ce ne sont que quelques exemples. Les outils digitaux évoluent sans cesse et de nombreuses applications naissent chaque jour pour nous simplifier la vie. Il y en a forcément une pour solutionner votre problématique du moment !