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Les associations peuvent changer des vies.
Mais trop souvent, leur quotidien est freiné par un ennemi invisible : le chaos de l’organisation.

Messages perdus, décisions floues, réunions interminables, surcharge mentale portée par toujours les mêmes personnes… Ce désordre n’est pas le fruit d’un manque d’engagement. Il naît au contraire d’une énergie débordante, mais sans cadre clair.

Dans cet épisode de Shido Podcast – Astuces digitales, proposé dans le cadre du Podcasthon (https://podcasthon.org/fr), l’objectif est simple : montrer comment une association peut reprendre le contrôle sans se noyer dans des outils complexes. À travers 3 règles de gouvernance ultra simples et 3 briques digitales essentielles, vous allez découvrir comment gagner du temps, éviter l’épuisement des bénévoles et renforcer l’impact collectif.

Cet épisode soutient également VML – Vaincre les Maladies Lysosomales (https://www.vml-asso.org/) une association engagée auprès des familles touchées par des maladies rares et dans le soutien à la recherche. Une cause qui rappelle à quel point le temps et l’énergie sont des ressources précieuses pour le monde associatif.

Pourquoi tant d’associations s’épuisent (sans s’en rendre compte)

Si vous êtes engagé(e) dans une association, vous avez probablement déjà vécu ces situations :

• des informations perdues dans des conversations WhatsApp,
  
• des décisions jamais vraiment actées,
  
• des réunions longues… mais sans résultats concrets,
  
• toujours les mêmes personnes qui portent tout.
  

Ce n’est ni un manque d’intelligence, ni un manque de bonne volonté.
C’est simplement l’absence de règles claires et partagées.

Sans cadre, le digital amplifie le désordre au lieu de le résoudre.

Les 3 règles de gouvernance qui changent tout

1⃣ Une décision doit être écrite, sinon elle n’existe pas

Une décision orale est une intention. Une décision écrite, avec un responsable et une date, devient réelle.

Je recommande un registre des décisions unique, accessible à tous, contenant :

• la date
• la décision
• le responsable
• l’échéance
• le statut.
  

Ce simple document permet d’éviter les éternels :
“On avait décidé quoi déjà ?”

2⃣ Un pilote par sujet, pas plus

Quand tout le monde est responsable, personne ne l’est vraiment.
Chaque action doit avoir un pilote clairement identifié.

Piloter ne veut pas dire tout faire, mais :

• savoir où ça en est
• relancer si besoin
• s’assurer que le sujet avance.
  

C’est une règle simple… et pourtant révolutionnaire pour éviter l’épuisement des bénévoles.

3⃣ Une réunion doit produire des décisions

Une réunion n’est pas un espace de discussion sans fin.
C’est un espace pour décider.

Chaque réunion doit produire :

• des décisions
• des responsables
• des dates
  

Avec ce cadre, les réunions deviennent plus courtes, plus efficaces et beaucoup moins fatigantes.

Les 3 briques digitales “anti-chaos”

1. Un canal officiel pour communiquer

Un seul canal officiel, clairement défini, pour faire circuler l’information importante.
Le chat sert à échanger, pas à stocker l’information.

Canal = on se parle.

2. Un espace documents unique

Un seul endroit pour tous les fichiers : statuts, budgets, projets, communication.
Avec une arborescence simple et une convention de nommage claire.

Drive = on retrouve.

3. Un tableau de suivi des actions

Un tableau simple avec trois colonnes :
À faire / En cours / Fait

Chaque action a :

• un pilote
• une échéance
• une prochaine étape claire
  

Tableau = on avance.

Plan d’action : 7 jours pour respirer

Jour 1 : choisir le canal officiel
Jour 2 : créer l’espace documents
Jour 3 : mettre en place le registre des décisions
Jour 4 : créer le tableau de suivi
Jour 5 : tenir une réunion avec le nouveau format
Jour 6 : faire un grand ménage digital
Jour 7 : ajuster une seule règle, pas plus

Si vous ne deviez retenir qu’une chose : commencez par le registre des décisions.

Conclusion

Le digital ne remplace pas l’organisation.
Il l’amplifie.

Avec des règles simples et des outils bien choisis, il devient un levier puissant pour réduire la charge mentale, éviter l’épuisement et maximiser l’impact associatif.

Retrouvez l’épisode complet de Shido Podcast – Astuces digitales pour aller encore plus loin.

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Podcasthon : soutenir VML – Vaincre les Maladies Lysosomales

Cet article et cet épisode s’inscrivent dans le cadre du Podcasthon.
Je soutiens VML – Vaincre les Maladies Lysosomales, une association essentielle qui accompagne les familles et soutient la recherche sur des maladies rares à retouver ici : https://www.vml-asso.org/

Soutenir une association ne passe pas uniquement par un don.
Un partage, une visite sur leur site ou une mise en visibilité comptent déjà énormément.

#Association #OrganisationDigitale #Podcasthon

L’article Bénévoles et associations épuisés ? 3 règles + 3 outils pour respirer #56 est apparu en premier sur Shido Conseil.

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Vous avez déjà ouvert un Google Doc ou un Word Online à 22h, pour y découvrir des commentaires dans tous les sens, des modifications non tracées et des versions illisibles ? Bienvenue dans la jungle du travail collaboratif mal maîtrisé.

Moi, c’est Raphaël. Je suis consultant, formateur, et dans mon podcast Shido Podcast, je partage chaque semaine des astuces digitales concrètes pour mieux s’organiser, mieux collaborer et surtout… gagner un temps fou.

Dans cet article, je vous livre 5 astuces ultra pratiques pour transformer n’importe quel document partagé en un outil clair, structuré et 100% efficace pour votre équipe.

1. Activez le mode “suggestion” ou utilisez les commentaires

L’édition directe, c’est fini !
Le mode “suggestion” (dans Google Docs) ou le suivi des modifications (dans Word Online) permet à chacun de proposer des changements sans tout casser. Résultat : un vrai respect du travail de l’autre, et une traçabilité exemplaire.
Astuce : utilisez aussi les commentaires pour suggérer sans imposer.

2. Renommez les versions importantes

“Version finale V4_bis_modif_client_definitive”.
On a tous vu (ou écrit) ça un jour. Pour éviter de se perdre, pensez à renommer les versions clés dans l’historique du document (Google Docs le permet très bien).
Exemples : “Version validée – Réunion client 6 août” ou “Version marketing relue”.

3. Mentionnez vos collègues avec @

Besoin d’une relecture ou d’une validation ? Pas besoin de relancer par mail.
Mentionnez directement vos collègues avec @PrénomNom dans un commentaire : ils recevront une notification avec un lien direct vers la partie concernée.
Gain de temps énorme et coordination renforcée.

4. Structurez avec des titres et une table des matières

Un document sans structure, c’est comme une réunion sans ordre du jour.
Utilisez les styles de titres pour organiser votre contenu. Cela permet aussi de générer une table des matières cliquable.
Vos collègues navigueront dans le doc plus facilement que sur Netflix un dimanche soir.

5. Créez une légende collaborative

Le truc en plus ? La légende de lecture.
Ajoutez en haut du doc un encart du type :
= à valider | = validé | = en cours | = à relire
C’est simple, visuel, et tout le monde parle le même langage.

En résumé…

Utiliser le mode suggestion
Nommer les versions importantes
Mentionner les bonnes personnes
Structurer avec des titres
Ajouter une légende collaborative

Des petits gestes, mais des changements énormes dans la manière de travailler à plusieurs. À diffuser sans modération dans vos équipes !

Pour aller plus loin, écoutez l’épisode complet sur Shido Podcast — disponible sur toutes les plateformes.

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#ShidoPodcast #AstucesDigitales #GoogleDocs #WordOnline #TravailCollaboratif #Productivité #Organisation #CommunicationÉquipe #OutilsCollaboratifs

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Vous aussi, vous en avez assez de perdre votre temps en réunions inutiles ?
Bienvenue dans cet article inspiré du dernier épisode de FOCUS – Shido Podcast, où je vous partage des clés simples et puissantes pour arrêter la réunionite et reprendre le contrôle de votre agenda.

Présentiel ou distanciel : faites le bon choix au bon moment

Quand on organise un projet ou une réunion, la première question à se poser est simple : doit-on se voir en vrai ou non ?

Le présentiel est irremplaçable pour :

• Les ateliers créatifs (post-it, énergie de groupe, fous rires…)
  
• Les séminaires d’équipe pour recréer du lien humain
  

Le distanciel est parfait pour :

• Les points d’équipe courts
  
• Les revues de projet ou présentations rapides (partage d’écran, interactions sur Figma)
  

La clé : choisir en fonction du but, et non par habitude.

Synchrone ou asynchrone : boostez votre efficacité

Une fois le format choisi, il faut encore décider : faut-il tout faire en direct ou peut-on gagner du temps en différé ?

Le synchrone est utile pour :

• Prendre des décisions rapides (réunion de crise)
  
• Brainstormer en rebondissant sur les idées
  

L’asynchrone est imbattable pour :

• Valider des documents
  
• Faire des retours sur un prototype
  
• Envoyer des briefings
  

Astuce : utilisez des outils comme Loom pour enregistrer une vidéo explicative, Slack pour poser des questions rapides, ou Google Docs pour recueillir des commentaires sans tout bloquer.

Pourquoi mixer tout ça intelligemment ?

En combinant le présentiel, le distanciel, le synchrone et l’asynchrone, vous créez un environnement de travail plus respectueux du temps et de l’énergie de chacun.
Résultat : plus de fluidité, moins de fatigue, et une équipe plus engagée !

En résumé

Présentiel pour créer du lien
Distanciel pour avancer vite
Synchrone pour décider ensemble
Asynchrone pour réfléchir posément

Et votre agenda (et votre santé mentale) vous remercieront.

Pour aller plus loin, écoutez l’épisode complet ici

#ShidoPodcast #AstucesDigitales #Présentiel #Distanciel #TravailEfficace #RéunionsProductives #Loom #Slack #Figma #GoogleDocs #Notion

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Les réunions sont un moment clé pour échanger des idées, prendre des décisions, et faire avancer les projets. Mais elles peuvent vite devenir un casse-tête lorsqu’il s’agit de capturer chaque mot et de rédiger des comptes rendus précis. Heureusement, les outils d’intelligence artificielle (IA) transforment cette tâche en une simple formalité. Dans cet article, découvrez les meilleures solutions pour rendre vos réunions plus efficaces et vos comptes rendus plus faciles à gérer.

Pourquoi adopter des outils d’IA pour vos réunions ?

Rester concentré tout en prenant des notes précises est un défi. Les outils d’IA permettent :

• Une transcription en temps réel pour ne rien manquer.
• Une analyse intelligente des discussions avec des mots-clés.
• Une intégration avec vos outils de travail, comme Slack ou Trello.
  En somme, ils transforment vos réunions en une base de données exploitable et organisée, tout en vous laissant plus de temps pour vous concentrer sur le contenu.

Les meilleurs outils pour transformer vos réunions

1. Otter.ai : La transcription collaborative en direct

Avec Otter.ai, suivez les discussions en temps réel et invitez vos collègues à enrichir les notes directement. Une solution parfaite pour les équipes qui veulent travailler efficacement pendant et après les réunions.

2. Fireflies.ai : L’assistant parfait pour les réunions en ligne

Que vous utilisiez Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, Fireflies.ai enregistre et transcrit vos réunions. Grâce à une fonction de recherche par mots-clés, retrouvez en un clic les moments importants.

3. Sonix : Idéal pour les équipes multilingues

Sonix va plus loin que la transcription classique : il propose également des traductions dans plusieurs langues, parfait pour les entreprises internationales.

4. Descript : Plus qu’une transcription, une vraie plateforme d’édition

Descript permet d’éditer vos transcriptions et enregistrements comme si vous corrigiez un document texte. Supprimez une phrase dans la transcription, elle disparaît dans l’audio.

5. Noted : Marquez les moments importants

Idéal pour capturer les points clés d’une discussion, Noted combine enregistrement audio et prise de notes avec des marqueurs précis.

6. Krisp : Pour un son impeccable

Éliminez les bruits parasites lors de vos réunions. Krisp améliore la qualité sonore pour garantir des transcriptions précises, même dans des environnements bruyants.

7. Plaud : La révolution des réunions professionnelles

Plaud combine matériel et IA pour offrir des comptes rendus parfaits. Grâce à son boîtier à microphones ultra précis, il identifie les intervenants, structure les discussions et s’intègre à vos outils de gestion comme Slack ou Trello.

Quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de l’IA

• Structurez vos réunions : Divisez-les en segments clairs (introduction, discussion, conclusion).
• Utilisez un langage clair : Parlez distinctement pour faciliter la transcription.
• Faites un tour de table : Cela aide l’IA à reconnaître les intervenants.
• Relisez et partagez : Vérifiez les comptes rendus et envoyez-les à votre équipe pour un suivi optimal.
• … Écoutez l’épisode pour découvrir la totalité des bonnes pratiques

Pourquoi intégrer ces outils dans vos réunions ?

Adopter des solutions d’IA pour vos réunions, c’est :

• Gagner du temps grâce à des transcriptions automatiques et des résumés précis.
• Simplifier la collaboration en partageant instantanément les comptes rendus.
• Augmenter votre productivité avec des intégrations aux outils de gestion
• … Écoutez l’épisode pour découvrir la totalité de mes astuces 

Conclusion : Et si vos réunions devenaient un atout ?

Grâce aux outils d’IA, fini les réunions inefficaces et les comptes rendus approximatifs. Testez les solutions comme Otter.ai, Fireflies.ai ou encore Plaud, et découvrez une nouvelle manière de collaborer.

Prêt à franchir le pas ? Essayez l’un de ces outils et transformez vos réunions dès aujourd’hui !

#ShidoPodcast #AstucesDigitales #IAEnAction #OtterAI #FirefliesAI #Sonix #Descript #NotedApp #Krisp #Plaud #PlaudAssistant #Productivité #RéunionsEfficaces

L’article Intelligence artificielle et réunions : la fin des prises de notes manuelles ? est apparu en premier sur Shido Conseil.

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Avec l’essor du télétravail, de plus en plus de professionnels cherchent des moyens efficaces pour rester productifs tout en travaillant à distance. Que vous soyez nouveau dans le monde du télétravail ou un vétéran expérimenté, il existe toujours des stratégies et des outils pour améliorer votre efficacité et votre bien-être. Dans cet article, je vous propose un guide complet pour optimiser votre expérience de télétravail. Nous aborderons les outils numériques indispensables, les bonnes pratiques pour organiser vos journées et des astuces digitales pour éviter les distractions et maximiser votre productivité.

Le télétravail présente de nombreux avantages, tels que la flexibilité des horaires, l’économie de temps et d’argent sur les trajets domicile-travail, et la possibilité de créer un environnement de travail personnalisé. Cependant, il comporte également des défis, notamment la gestion des distractions domestiques, le maintien d’une communication efficace avec les collègues et la création de frontières claires entre la vie professionnelle et personnelle. Cet article vise à vous fournir des solutions pratiques pour relever ces défis et faire du télétravail une expérience enrichissante et productive.

Quels sont les outils indispensables pour bien télétravailler ?

1. Outils de communication et de collaboration :
   • Slack : L’application de messagerie instantanée qui permet de créer des canaux thématiques pour chaque projet ou équipe, avec des intégrations pour Google Drive, Trello, et bien plus.
   • Microsoft Teams : Parfait pour ceux qui utilisent la suite Microsoft Office, avec des fonctionnalités de messagerie, appels vidéo, et collaboration sur des documents en temps réel.
     
2. Outils de gestion de projets :
   • Trello : Utilise la méthode Kanban pour organiser les tâches en tableaux, listes, et cartes, permettant une gestion visuelle et intuitive.
   • Asana : Permet de planifier, organiser et gérer les projets avec des tâches et sous-tâches, dates d’échéance, et suivi des progrès.
     
3. Outils de productivité personnelle :
   • Todoist : Un gestionnaire de tâches qui vous aide à organiser vos projets avec des rappels et des échéances.
   • Notion : Une plateforme tout-en-un pour prendre des notes, gérer des tâches, et créer des bases de données personnelles.
     
4. Outils de gestion du temps :
   • Pomodoro Timer : Utilise la technique Pomodoro pour alterner périodes de travail et pauses, afin de maintenir la concentration.
   • RescueTime : Enregistre automatiquement l’utilisation des applications et sites web pour identifier les pertes de temps et améliorer l’efficacité.
     
5. Outils de stockage et partage de fichiers :
   • Google Drive : Offre 15 Go de stockage gratuit et des outils collaboratifs comme Google Docs, Sheets, et Slides.
   • Dropbox : Synchronise automatiquement les fichiers sur tous vos appareils avec des fonctionnalités simples de partage.
     
6. Outils de vidéoconférence :
   • Zoom : Connue pour sa qualité vidéo et sa fiabilité, avec des options de partage d’écran et d’enregistrement de sessions.
   • Google Meet : Intégré à Google Workspace, idéal pour organiser des réunions en ligne avec partage d’écran et sous-titres en temps réel.
     
7. Outils de prise de notes et de documentation :
   • Evernote : Pour capturer, organiser et partager des notes, avec des options pour ajouter des images, fichiers audio, et to-do lists.
   • OneNote : Créez des blocs-notes numériques, organisez vos notes, et collaborez en temps réel, avec une intégration parfaite à Microsoft Office.
     
8. Outils de gestion de mot de passe :
   • LastPass : Stocke et remplit automatiquement vos mots de passe sur tous vos appareils avec un générateur de mots de passe forts.
   • 1Password : Offre des fonctionnalités de stockage sécurisé, partage de mots de passe, et authentification à deux facteurs.
     
9. Outils de bien-être et de gestion du stress :
   • Headspace : Application de méditation avec des sessions guidées pour réduire le stress et améliorer la concentration.
   • Calm : Propose des programmes de méditation, des histoires pour dormir, et des exercices de respiration.

10 bonnes pratiques pour le télétravail :

1. Établir un espace de travail dédié : Créez un espace réservé au travail pour vous concentrer et éviter les distractions domestiques.
2. Maintenir une routine régulière : Ayez des heures fixes pour commencer et terminer votre journée, et prenez des pauses régulières.
3. Communiquer clairement et fréquemment : Tenez vos collègues au courant de vos progrès et de votre disponibilité pour éviter les malentendus.
4. Gérer les distractions numériques : Utilisez des outils comme StayFocusd pour bloquer temporairement les sites web distrayants.
5. Fixer des objectifs quotidiens : Définissez des objectifs clairs chaque matin pour rester concentré et mesurer vos progrès.
6. Prendre des pauses régulières : Programmez des pauses pour vous détendre et recharger vos batteries.
7. Éviter les heures supplémentaires : Délimitez clairement la fin de votre journée de travail pour éviter l’épuisement professionnel.
8. Limiter les réunions inutiles : Réduisez le nombre de réunions pour mieux utiliser votre temps de travail.
9. Utiliser la vidéoconférence avec modération : Réservez les réunions vidéo pour les discussions nécessaires et utilisez des appels audio ou écrits pour le reste.
10. Garder une communication positive : Soyez clair, concis et positif dans vos échanges pour éviter les malentendus.

Mes astuces digitales pour mieux télétravailler 

1. Automatiser les tâches répétitives : Utilisez des outils comme Zapier ou IFTTT pour automatiser des tâches et gagner du temps.
2. Programmer les courriels : utilisez Gmail ou Outlook pour programmer l’envoi de vos messages à des moments opportuns.
3. Créer des raccourcis clavier personnalisés : Simplifiez vos actions fréquentes avec des raccourcis clavier.
4. Utiliser des extensions de navigateur : Grammarly pour améliorer votre communication écrite et OneTab pour gérer vos onglets.
5. Synchroniser les appareils : utilisez Google Drive ou Dropbox pour accéder à vos fichiers sur tous vos appareils.
6. Gérer les notifications : Configurez vos notifications pour ne recevoir que ce qui est important.
7. Prioriser les tâches importantes : utilisez la méthode Eisenhower pour classer les tâches par urgence et importance.
8. Planifier les périodes de travail en ligne et hors ligne : Réservez des plages horaires pour collaborer en ligne et des moments pour le travail concentré hors ligne.
9. Tester de nouveaux outils : Explorez régulièrement de nouveaux outils pour améliorer votre façon de travailler.

J’espère que vous avez trouvé ces conseils et astuces utiles pour améliorer votre expérience du télétravail. Le télétravail offre une grande flexibilité, mais nécessite aussi une bonne organisation et les bons outils pour être vraiment efficace.

Merci d’avoir lu cet article. Si vous avez aimé, pensez à vous abonner à « Shido Podcast » et à partager cet article avec vos collègues et amis. Restez connecté, restez productif, et n’oubliez pas de vous simplifier la vie avec le digital. A très vite !

#ShidoPodcast #AstucesDigitales #Télétravail #Productivité #OutilsNumériques #Slack #MicrosoftTeams #Trello #Asana #Todoist #Notion #Zoom #GoogleDrive #DigitalNomad #HomeOffice

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Dans l’univers professionnel en constante évolution, la nécessité de rendre les réunions plus dynamiques et efficaces est plus pressante que jamais. Raphaël, dans le dernier épisode de Shido Podcast, vous emmène dans un voyage fascinant à la découverte d’outils numériques innovants et de stratégies pratiques pour transformer vos réunions. Plongez avec nous dans cet univers passionnant !

Des Outils Digitaux pour des Réunions Efficaces :

Klaxoon :

Un écosystème de collaboration complet, idéal pour des réunions interactives et des séances de brainstorming dynamiques. Avec Klaxoon, stimulez l’engagement de votre équipe, que ce soit à distance ou en présentiel.

Asana :

Un outil de gestion de projet qui transforme la façon dont les équipes travaillent ensemble. Asana aide à organiser, suivre et gérer efficacement les tâches et projets.

Miro :

Un tableau blanc interactif qui favorise la collaboration visuelle. Idéal pour des brainstormings et des réunions créatives, Miro rend chaque rencontre plus vivante et productive.

Microsoft Teams :

Un incontournable pour une intégration parfaite avec les outils Office 365. Teams est particulièrement adapté aux grandes entreprises pour une collaboration fluide.

Trello :

Simple, intuitif et visuel, Trello est parfait pour la gestion des tâches et des petits projets, apportant clarté et efficacité à chaque réunion.

Bonnes Pratiques pour Maximiser l’Efficacité :

• Définir un ordre du jour clair : Assurez-vous que chaque réunion ait un objectif précis et partagez l’agenda à l’avance.
• Limiter le temps de réunion : Fixez une durée maximale pour garder les réunions concentrées et productives.
• Favoriser la participation active : Utilisez des outils de vote ou de sondage pour engager chaque membre de l’équipe.
• Faire des pauses stratégiques : Incluez des pauses courtes dans les longues réunions pour maintenir l’énergie des participants.
• Assigner des rôles clairs : Un animateur pour diriger, un scribe pour les notes, et un gardien du temps pour maintenir le rythme.

Astuces pour une Collaboration Exceptionnelle :

• Icebreakers pour détendre l’atmosphère
• Intégration d’éléments ludiques pour stimuler l’engagement
• Outils de mind mapping pour une visualisation créative des idées
• Enregistrement des réunions pour référence future
• Utilisation de modèles prédéfinis pour structurer l’ordre du jour
• Sollicitation de feedbacks réguliers pour améliorer la qualité des réunions

Les réunions ne doivent pas être des moments redoutés mais des opportunités de croissance, d’innovation et de collaboration. Avec les bons outils et stratégies, comme ceux présentés dans le dernier épisode de Shido Podcast, vous pouvez transformer vos réunions en expériences enrichissantes et productives. N’hésitez pas à écouter cet épisode captivant pour plus de détails sur chaque outil et pratique.

Vous trouverez l’intégralité des bonnes pratiques et astuces en écoutant cet épisode, alors à vos casques, prêt ? Ecoutez !

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L’article Réunion : Boostez l’Effet ‘Wow’ avec des Astuces Digitales ! est apparu en premier sur Shido Conseil.

Le lien et les rituels :

A partir du moment où les outils digitaux sont en place, il est important de maintenir un lien identique entre les équipes présentes dans l’entreprise et celles restées en télétravail :

• Rituels en équipe, quotidien ou hebdomadaire pour garder la cohésion : des réunions de travail, des réunions d’information par services, par groupe projet ou pour l’ensemble de l’entreprise si vous êtes peu nombreux.
• Rituels individuels avec les collaborateurs pour être à l’écoute de leurs besoins.
  Des changements ont forcément été faits suite au COVID et il est important d’avoir une écoute plus développée entre managers et collaborateurs.
  Pensez à organiser des « visio café » pour que vous puissiez parler plus facilement sans ordre du jour établi.
  

Attention à respecter des horaires décents : le problème du télétravail, et on l’a vu pendant le confinement, c’est que le temps n’est plus maîtrisé. On peut être en permanence sollicité et ne plus avoir de repère : travail le soir, le week end, … on peut être connecté en permanence !
Selon une étude CSA pour Linkedin, 41% des personnes interrogées disent ne pas arriver à déconnecter le soir ! Pour moi c’est essentiel de faire des coupures entre vie privée et vie pro lorsque l’on est en télétravail. Sinon, on va retrouver des problèmes de surmenage voire de burn out !

Les réunions mixant présentiel et à distance :

Toujours pour garder le lien, il est important de réunir tous les collaborateurs. Il suffit d’un grand écran et d’une bonne caméra, pour organiser une réunion avec des personnes dans l’entreprise et des personnes en télétravail. L’erreur serait de ne faire qu’avec les personnes en présentiel.

Point important :  les réunions doivent être préparées avec plus d’attention qu’avant. Il y a des règles à mettre en place et qui doivent être partagées par tous :

L’ordre du jour

• On prépare l’ordre du jour et on le partage avant la réunion pour que tout le monde en ait pris connaissance et que les modifications puissent être apportées par l’ensemble des participants. C’est la 1ère action à faire pour travailler en collaboration efficace.
• L’ordre du jour peut être rédigé sur un document partagé et servira de base pour faire le compte rendu immédiat. C’est à dire qu’à la fin de la réunion, le compte rendu n’a pas besoin d’être envoyé à tout le monde puisqu’il aura été écrit lors de la réunion. C’est donc un gain temps en rédaction et aucun mail à envoyer.

Le timing

• On démarre à l’heure : c’est important de ne pas faire attendre ceux qui seraient à distance et faire perdre du temps à tout le monde. Une suggestion est de demander aux participants de se connecter 5 à 10 mn avant pour parler de la météo de chacun avant de démarrer.
• On raccourcit au maximum la réunion pour qu’elle soit efficace à distance. Le timing est important pour ne pas dériver et surtout pour garder l’attention de chacun. 
• On fait une pause entre 2 sujets pour permettre une attention optimale. Vous pouvez gagner en efficience et éviter des réunion qui durent des heures ! Programmez des temps de réunions de maximum 1h30, et pas plus de 45 min consécutives. Planifiez donc vos séquences en tronçons qui permettent, toutes les 45 min environ, de faire une pause (5 min suffisent), pour que chacun puisse s’extraire de son ordinateur et effectuer la pause qui lui est nécessaire, avant de passer, de façon concentrée, à la séquence suivante. L’animateur peut laisser son écran avec un minuteur pour timer la pause.

Les rôles et les outils digitaux

• On répartit les rôles : animateur (qui anime la réunion, fait avancer les débats, veille à ce que tout le monde s’exprime sur les différents sujets), time keeper (qui est le gardien du temps et fait respecter les pauses ou fait accélérer les prises de décisions) , secrétaire (qui rédige les décisions ou les remarques importantes)  et on change à chaque fois pour donner du dynamisme.
• On fait en sorte que tout le monde participe (rôle de l’animateur). Quand vous êtes à distance, vous ne voyez pas le “non verbal” et c’est plus difficile de voir les réactions des uns et des autres. L’astuce est de lever la main pour demander la parole, ça évitera le brouhaha que l’on peut avoir certaines fois.
• On peut utiliser les outils digitaux pour plus d’efficacité : compte rendu sur un doc partagé en temps réel, outils de braistorming pour donner ses idées (post it en ligne), outils de sondage pour voter une décision (google form), on peut aussi utiliser un outil de chat pour donner son avis. Exemple : à une question posée, chacun note par écrit sa réponse dans le chat et au feu vert de l’animateur, chacun envoie sa réponse en même temps. Ce qui permet de ne pas être influencé par les idées des autres.
• Et enfin, on prend des décisions pour avancer. Des réunions qui se déroulent pendant des heures et qui n’aboutissent pas fait perdre un temps précieux à chaque participant et à l’entreprise (10 personnes en réunion pendant 2h = 20h pour l’entreprise). Faites le calcul avec les taux horaires de chacun et vous verrez le coût important qui est engagé.

Cet article fait partie d’une série de 3 articles qui suivent le webinaire organisé par le Quai Alpha le 28 mai 2020.

L’article Comment maintenir une organisation efficace entre présentiel et à distance ? 2/3 est apparu en premier sur Shido Conseil.

Constat

Avant de parler d’organisation efficace, nous allons faire un constat. Nous avons passé une longue période de confinement qui a été éprouvante pour les entreprises et les collaborateurs. Il ne faudrait pas non plus oublier tout l’écosystème autour de l’entreprise : les partenaires, les sous traitants, les fournisseurs et bien sûr les clients qui ont subit également cette crise.

On constate également que tous les interlocuteurs ne sont pas retournés au travail comme avant. Certains y sont, d’autres ont encore beaucoup de leur équipe en télétravail.

L’organisation du travail est stratégique pour les entreprises. La flexibilité et une collaboration efficace permettra de co-construire et de décider ensemble. 

Les entreprises l’ont prouvées, elles peuvent être flexibles tout comme l’ont été les salariés en télétravail pendant 2 mois. Elles sont capables de s’adapter. Par exemple : la fabrication de masques par des entreprises textiles vosgiennes dont le savoir faire n’étaient pas de fabriquer des masques mais du linge de lit ou de table, des vêtements professionnels… Autre ex : les collaborations entre différentes entreprises pour fabriquer des respirateurs, …).

Il convient de cultiver l’ingéniosité des collaborateur pour inventer une nouvelle façon de travailler. Idem dans l’écosystème des organisations : utiliser les réseaux locaux (CCI, Quai Alpha, Ambassadeurs des Vosges, …) pour co-construire. 

Enfin, il est important d’avoir les bons outils et les bonnes pratiques pour maintenir une organisation efficace.

Il existe des millions d’outils digitaux, lesquels choisir ?

Le besoin à l’heure actuelle est de d’avoir une organisation efficace pour que les équipes soient à l’aise et fonctionnent bien. Et cela, indépendamment du lieu dans lequel elles travaillent (dans l’entreprise, en télétravail ou en déplacement).

Etat des lieux digital : Il existe des millions d’outils ou applications digitales. Il suffit de regarder tout ce que l’on a téléchargé sur nos smartphones (et qui ne servent pas toujours …) !

Mais :
→ on peut vite être noyé et perdre un temps précieux à choisir le bon outil.
→ l’erreur qui est faite souvent, c’est que lorsque l’on a trouvé un outil qui nous semble bien, on veut l’imposer aux autres. La conséquence est que cela peut vite créer de l’anxiété pour certains. 
→ Ce que l’on se rend compte assez vite c’est que les outils mis en place, aussi performants soient -t-ils, ne sont pas ou peu utilisés quand ils sont imposés et non choisi par les utilisateurs.

Pour avoir une bonne organisation en entreprise, ce que je propose de faire, c’est une démarche de simplification. Le principe, c’est de partir des problématiques de chacun et non des outils, en se posant les bonnes questions :

• Au quotidien, quelles sont vos tâches les plus chronophages ?
• Qu’est ce qui est le plus pénible pour vous ?
• Quel est le plus urgent à traiter de suite ?
• Sans oublier : qu’est ce qui marche bien dans l’équipe ?

Toutes ces questions vous permettront de travailler le fond et vous permettra de choisir ensuite les bons outils. Ils ne sont que des moyens pour résoudre des problématiques. Ils ne sont pas uniquement des outils pour se faire plaisir ou pour faire votre transition numérique à tout prix !

L’évolution vers le digital doit se faire petits à petits, avec des petites victoires auprès des équipes pour qu’elles voient l’avancement de la résolution de leurs problèmes.

Les 3 outils indispensables pour une collaboration efficiente et une organisation efficace

il y a 3 outils indispensables (hors outils métiers : ERP par exemple) pour pouvoir être efficient au niveau collaboratif et digital pour l’ensemble des collaborateurs,

1) Un outil de partage de documents

J’insiste sur « partage » et pas « stockage » ! La différence c’est qu’en partage, tout le monde peut travailler en même temps sur le même document et depuis n’importe quel endroit (bureau, télétravail, chez un client, …) . Vous pouvez ainsi travailler ensemble (synchrone) lors d’une réunion pour faire un compte rendu immédiat. Vous pouvez aussi travailler chacun de votre côté (en asynchrone) avec les équipes sur un projet où chacun remplit sa partie mais sur un document unique (texte, tableur, présentation, …). C’est ce qui fait la force du collaboratif : tout le monde peut rebondir et apporter ses idées sur la partie des autres. Cela évite également les aller et retour de mail avec copie à 10 personnes qui font des modifications, chacune de leur côté. Au final, personne ne sait plus qui a la dernière version ! Exemple d’outils : Google Gsuite, Office365.

2) Un outil de communication écrite (« chat »)

Cet outil permettra aux équipes de communiquer en synchrone et asynchrone. L’idée est de s’affranchir des mails et de pouvoir avoir des conversation par groupes . Voici quelques exemples de groupe :
– avec le service marketing qui gère la création des nouveaux produits, un groupe CODIR pour les membres de la direction)
– par projets (ex : la réorganisation de l’atelier de production)
– par clients (ex : avec ou sans le client pour que les services travaillent en transverse sur le projet client).
– avec l’ensemble de l’entreprise pour donner des infos générales à tout le monde en même temps … Exemple d’outils : Telegram, Whatsapp, Slack qui sont des outils de chat gratuits très complets.

3) Un outil de visio

Pour suivre vos clients, pour démarcher vos prospects, pour être en contact avec vos fournisseurs… Exemple d’outils : whereby, Google meet, Microsoft Teams, 8×8 ou ZOOM très employé pendant le confinement.

Avec ces 3 outils, une entreprise peut collaborer efficacement, que les collaborateurs soient en télétravail, en déplacement ou à l’entreprise, ils seront beaucoup plus agiles et réactifs avec simplement l’utilisation de ses 3 outils.

Un préalable quand même, parce que je le vois souvent en entreprise, c’est de mettre en place des règles et une gouvernance pour que tout le monde puisse travailler de la même manière et en bonne intelligence. Cette gouvernance sera à revoir régulièrement si des dérives sont constatées.  

Cet article fait partie d’une série de 3 articles qui suivent le webinaire organisé par le Quai Alpha le 28 mai 2020.

L’article Comment maintenir une organisation efficace entre présentiel et à distance ? 1/3 est apparu en premier sur Shido Conseil.

Nul besoin d’avoir des centaines de salariés pour mettre en place un Comité de Direction. Vous pouvez le mettre en place dès une vingtaine de collaborateurs.

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