Article conçu à partir de l’émission de Shido Podcast
Vous avez déjà ouvert un Google Doc ou un Word Online à 22h, pour y découvrir des commentaires dans tous les sens, des modifications non tracées et des versions illisibles ? Bienvenue dans la jungle du travail collaboratif mal maîtrisé.
Moi, c’est Raphaël. Je suis consultant, formateur, et dans mon podcast Shido Podcast, je partage chaque semaine des astuces digitales concrètes pour mieux s’organiser, mieux collaborer et surtout… gagner un temps fou.
Dans cet article, je vous livre 5 astuces ultra pratiques pour transformer n’importe quel document partagé en un outil clair, structuré et 100% efficace pour votre équipe.
1. Activez le mode “suggestion” ou utilisez les commentaires
🔧 L’édition directe, c’est fini !
Le mode “suggestion” (dans Google Docs) ou le suivi des modifications (dans Word Online) permet à chacun de proposer des changements sans tout casser. Résultat : un vrai respect du travail de l’autre, et une traçabilité exemplaire.
💡 Astuce : utilisez aussi les commentaires pour suggérer sans imposer.
2. Renommez les versions importantes
💾 “Version finale V4_bis_modif_client_definitive”.
On a tous vu (ou écrit) ça un jour. Pour éviter de se perdre, pensez à renommer les versions clés dans l’historique du document (Google Docs le permet très bien).
Exemples : “Version validée – Réunion client 6 août” ou “Version marketing relue”.
3. Mentionnez vos collègues avec @
📬 Besoin d’une relecture ou d’une validation ? Pas besoin de relancer par mail.
Mentionnez directement vos collègues avec @PrénomNom dans un commentaire : ils recevront une notification avec un lien direct vers la partie concernée.
🎯 Gain de temps énorme et coordination renforcée.
4. Structurez avec des titres et une table des matières
📑 Un document sans structure, c’est comme une réunion sans ordre du jour.
Utilisez les styles de titres pour organiser votre contenu. Cela permet aussi de générer une table des matières cliquable.
➡️ Vos collègues navigueront dans le doc plus facilement que sur Netflix un dimanche soir.
5. Créez une légende collaborative
🧩 Le truc en plus ? La légende de lecture.
Ajoutez en haut du doc un encart du type :
🔴 = à valider | 🟢 = validé | ✏️ = en cours | 🕵️ = à relire
C’est simple, visuel, et tout le monde parle le même langage.
En résumé…
✅ Utiliser le mode suggestion
✅ Nommer les versions importantes
✅ Mentionner les bonnes personnes
✅ Structurer avec des titres
✅ Ajouter une légende collaborative
Des petits gestes, mais des changements énormes dans la manière de travailler à plusieurs. À diffuser sans modération dans vos équipes !
🎧 Pour aller plus loin, écoutez l’épisode complet sur Shido Podcast — disponible sur toutes les plateformes.
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