Article conçu à partir de l’émission de Shido Podcast
Urgence vs Priorité : Comment ne plus se faire piéger et mieux gérer ses communications ?
📩 Un mail avec « URGENT » en objet… et trois jours plus tard, toujours aucune relance.
📱 Un message WhatsApp à 23h qui demande un retour rapide… mais qui pouvait largement attendre le lendemain.
📞 Un appel en panique… pour un détail qui n’avait rien de critique.
On vit dans une époque où TOUT semble urgent. Le problème ? Cette illusion d’urgence constante nous pousse à courir après les notifications, à réagir au lieu d’agir… et au final, à nous épuiser. 😵💫
Dans cet article (et dans le dernier épisode de Shido Podcast 🎙️), je vous aide à y voir plus clair : Comment faire la différence entre urgence et priorité ? Quels outils et bonnes pratiques adopter pour reprendre le contrôle ?
1. Urgence vs Priorité : La différence essentielle
Avant de foncer tête baissée dans vos messages, posez-vous une question simple : Est-ce urgent ou juste prioritaire ?
📌 L’urgence, c’est quand une action doit être réalisée immédiatement, sous peine de conséquences négatives.
📌 La priorité, c’est une action qui a un impact important, mais qui ne nécessite pas forcément une réaction immédiate.
🎯 Exemple concret :
Votre manager vous demande un rapport à rendre dans une heure. ✅ C’est clairement urgent.
Ce même rapport fait partie d’un projet stratégique clé pour l’entreprise. ✅ C’est aussi prioritaire.
MAIS : tout ce qui est urgent n’est pas prioritaire… et tout ce qui est prioritaire n’est pas toujours urgent !
👉 Le vrai problème, c’est qu’aujourd’hui, on nous pousse à traiter chaque demande comme une urgence, alors que ce n’en est pas forcément une. Résultat : on subit un stress permanent et on ne sait plus où donner de la tête.
2. Les bonnes pratiques pour mieux gérer l’urgence et la priorité
✅ 1. Clarifiez dès le départ : « Urgent ou Prioritaire ? »
Que vous soyez l’émetteur ou le destinataire, posez-vous cette question : « C’est urgent, ou juste important ? »
👉 Si vous envoyez un message : soyez clair dans vos attentes !
💬 « Peux-tu me répondre avant demain 10h ? »
💬 « C’est important pour notre projet, mais pas urgent. »
💬 « J’ai besoin d’un retour rapide, si possible avant 16h aujourd’hui. »
👉 Si vous recevez une demande : n’hésitez pas à demander des précisions !
💬 « Tu en as besoin pour quelle heure précisément ? »
💬 « C’est urgent pour toi, ou ça peut attendre demain ? »
💬 « Si je te réponds ce soir, ça te va ? »
⚡ Ces petits réflexes changent tout !
✅ 2. Utilisez le bon canal de communication
Chaque plateforme a son niveau d’urgence. Ne transformez pas tout en alerte rouge ! 🚨
📩 Email → Peut attendre (réponse sous 24h)
💬 WhatsApp / Slack / Teams → Un peu plus urgent (réponse sous quelques heures)
📲 SMS → Urgent (réponse sous l’heure)
📞 Appel téléphonique → Très urgent (réponse immédiate)
🚀 Astuce : définissez ces règles avec votre équipe pour éviter la surcharge mentale !
✅ 3. Évitez de tout traiter comme urgent
Certaines personnes abusent du mot « URGENT ». Résultat ? On n’y fait plus attention.
👉 Que faire ?
🔹 Demandez toujours une échéance : « C’est urgent pour quand ? »
🔹 Fixez des règles avec vos équipes sur l’utilisation des canaux.
🔹 Ne cédez pas à la panique et prenez du recul.
✅ 4. Utilisez des outils pour prioriser intelligemment
💡 Pour mieux gérer l’urgence et la priorité, appuyez-vous sur des outils efficaces :
🔹 La Matrice d’Eisenhower :
- Urgent & Prioritaire → À traiter immédiatement 🚀
- Urgent & Non Prioritaire → À déléguer si possible 📩
- Non Urgent & Prioritaire → À planifier dans l’agenda 📆
- Non Urgent & Non Prioritaire → À éliminer ou à traiter plus tard 🗑️
🔹 Outils digitaux utiles :
✅ Notion, Trello, Asana pour organiser et suivre vos tâches.
✅ Slack, Teams pour centraliser les discussions et éviter le spam d’emails.
✅ Google Agenda pour structurer vos priorités et éviter d’être en mode réactif.
🎬 Conclusion : Reprenez le contrôle !
Si vous devez retenir une seule chose : Priorité ≠ Urgence !
💡 Apprenez à clarifier les attentes, à choisir le bon canal et à éviter la surcharge d’urgences inutiles.
🚀 Moins de stress, plus de clarté, et une meilleure productivité !
📢 Et pour aller plus loin, écoutez l’épisode complet de Shido Podcast ! 🎧
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