Article conçu à partir de l’émission de Shido Podcast
Dans l’ère de la transformation digitale, la manière dont les entreprises gèrent les validations et approbations de processus est en pleine mutation. L’abandon des méthodes traditionnelles au profit des solutions numériques simplifie non seulement les processus mais assure également une meilleure conformité et efficacité. Dans notre dernier épisode de Shido Podcast, Raphaël vous emmène dans le monde fascinant des approbations numériques, un composant clé pour les entreprises modernes.
Comprendre la signature électronique et les approbations ✅
Il est essentiel de distinguer la signature électronique des approbations. La signature électronique, reconnue légalement, équivaut à une signature manuscrite et est utilisée pour confirmer l’authenticité et l’accord sur les documents numériques. Elle est fondamentale dans les transactions officielles où la loi requiert une preuve formelle du consentement.
Les approbations, bien qu’elles puissent sembler similaires, servent dans un contexte plus large de validation organisationnelle. Ce ne sont pas seulement des signatures mais des confirmations de conformité, des validations de qualité, ou des accords de progression dans des workflows spécifiques. Elles facilitent le fonctionnement interne et la coordination des efforts au sein des équipes et des départements.
Exploration des outils de gestion des approbations ⚒️
Raphaël détaille les outils intégrés dans deux écosystèmes majeurs, Microsoft 365 et Google Workspace, qui facilitent la gestion des approbations.
Microsoft 365 intègre des approbations à travers Microsoft Teams et SharePoint, où les utilisateurs peuvent gérer les communications et les documents dans un environnement unifié. Ces outils permettent de créer des workflows d’approbation qui correspondent aux besoins spécifiques des équipes et projets.
Google Workspace offre une alternative avec des approbations directement intégrées dans Google Drive et Gmail. Cette intégration permet aux utilisateurs de demander et de recevoir des approbations sans quitter l’environnement Google, simplifiant ainsi les processus administratifs et réduisant les retards.
Bonnes pratiques pour optimiser les approbations 🧩
Pour maximiser l’efficacité des approbations, il est crucial d’adopter des pratiques de gestion claires :
- Définition Claire des Demandes : Chaque demande d’approbation devrait inclure tous les détails nécessaires pour éviter les ambiguïtés.
- Rôles et Responsabilités : Établir des lignes claires de responsabilité pour qui approuve quoi, afin d’éliminer la confusion et d’accélérer le processus.
- Suivi Actif : Utiliser les fonctionnalités de suivi pour maintenir une visibilité sur l’état des approbations, s’assurant que rien ne reste en suspens.
- Alertes et Notifications : Configurer des alertes pour notifier immédiatement les approbateurs des nouvelles demandes, garantissant une réponse rapide.
Astuces digitales pour gagner du temps et de l’efficacité 💡
- Utiliser des Modèles Prédéfinis : Créez des modèles d’approbation pour les documents ou projets fréquemment utilisés pour standardiser et accélérer les processus.
- Simplifier le Flux d’Approbation : Limitez les étapes et approbateurs uniquement aux essentiels pour réduire la confusion et accélérer les validations.
- Intégrer des Outils de Collaboration : Choisissez des plateformes permettant une collaboration en temps réel, facilitant les commentaires et modifications directes.
- Établir des Règles Claires : Définissez explicitement les critères d’approbation pour chaque type de document ou projet pour des décisions rapides.
- Centraliser les Documents : Optez pour une plateforme unique où tous les documents sont stockés et accessibles pour éviter les pertes et simplifier la gestion.
- Profiter des Versions Mobiles : Assurez-vous que les outils d’approbation sont également fonctionnels sur mobile pour permettre des réactions rapides en déplacement.
- Suivre les Progrès : Utilisez des outils de suivi en temps réel, tels que des tableaux de bord ou rapports automatisés, pour une visibilité constante.
- Réviser et Ajuster Régulièrement : Évaluez et ajustez votre processus pour résoudre les goulets d’étranglement et maintenir une efficacité optimale.
Avantages des workflows automatisés 🧳
Enfin, l’automatisation joue un rôle prépondérant dans la modernisation des approbations. Les outils comme Microsoft Power Automate et Google Script permettent de personnaliser et d’automatiser les workflows, réduisant les erreurs humaines et augmentant la productivité. Ces technologies permettent non seulement de simplifier les processus d’approbation mais aussi d’assurer que les normes de conformité et de qualité sont respectées systématiquement.
Conclusion
L’adoption de la validation digitale et des approbations numériques transforme les entreprises, les rendant plus agiles, conformes et efficaces. L’épisode de Shido Podcast avec Raphaël est une ressource inestimable pour quiconque souhaite comprendre et implémenter ces technologies dans son environnement professionnel. Ne manquez pas de découvrir comment ces outils peuvent révolutionner vos procédures d’approbation et contribuer à une meilleure gestion organisationnelle.
Vous trouverez l’intégralité des bonnes pratiques et astuces en écoutant cet épisode, alors à vos casques, prêt ? Ecoutez !
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