Partie 2 : organisation efficace en interne
Le lien et les rituels :
A partir du moment où les outils digitaux sont en place, il est important de maintenir un lien identique entre les équipes présentes dans l’entreprise et celles restées en télétravail :
- Rituels en équipe, quotidien ou hebdomadaire pour garder la cohésion : des réunions de travail, des réunions d’information par services, par groupe projet ou pour l’ensemble de l’entreprise si vous êtes peu nombreux.
- Rituels individuels avec les collaborateurs pour être à l’écoute de leurs besoins.
Des changements ont forcément été faits suite au COVID et il est important d’avoir une écoute plus développée entre managers et collaborateurs.
Pensez à organiser des « visio café » pour que vous puissiez parler plus facilement sans ordre du jour établi.
Attention à respecter des horaires décents : le problème du télétravail, et on l’a vu pendant le confinement, c’est que le temps n’est plus maîtrisé. On peut être en permanence sollicité et ne plus avoir de repère : travail le soir, le week end, … on peut être connecté en permanence !
Selon une étude CSA pour Linkedin, 41% des personnes interrogées disent ne pas arriver à déconnecter le soir ! Pour moi c’est essentiel de faire des coupures entre vie privée et vie pro lorsque l’on est en télétravail. Sinon, on va retrouver des problèmes de surmenage voire de burn out !
Les réunions mixant présentiel et à distance :
Toujours pour garder le lien, il est important de réunir tous les collaborateurs. Il suffit d’un grand écran et d’une bonne caméra, pour organiser une réunion avec des personnes dans l’entreprise et des personnes en télétravail. L’erreur serait de ne faire qu’avec les personnes en présentiel.
Point important : les réunions doivent être préparées avec plus d’attention qu’avant. Il y a des règles à mettre en place et qui doivent être partagées par tous :
L’ordre du jour
- On prépare l’ordre du jour et on le partage avant la réunion pour que tout le monde en ait pris connaissance et que les modifications puissent être apportées par l’ensemble des participants. C’est la 1ère action à faire pour travailler en collaboration efficace.
- L’ordre du jour peut être rédigé sur un document partagé et servira de base pour faire le compte rendu immédiat. C’est à dire qu’à la fin de la réunion, le compte rendu n’a pas besoin d’être envoyé à tout le monde puisqu’il aura été écrit lors de la réunion. C’est donc un gain temps en rédaction et aucun mail à envoyer.
Le timing
- On démarre à l’heure : c’est important de ne pas faire attendre ceux qui seraient à distance et faire perdre du temps à tout le monde. Une suggestion est de demander aux participants de se connecter 5 à 10 mn avant pour parler de la météo de chacun avant de démarrer.
- On raccourcit au maximum la réunion pour qu’elle soit efficace à distance. Le timing est important pour ne pas dériver et surtout pour garder l’attention de chacun.
- On fait une pause entre 2 sujets pour permettre une attention optimale. Vous pouvez gagner en efficience et éviter des réunion qui durent des heures ! Programmez des temps de réunions de maximum 1h30, et pas plus de 45 min consécutives. Planifiez donc vos séquences en tronçons qui permettent, toutes les 45 min environ, de faire une pause (5 min suffisent), pour que chacun puisse s’extraire de son ordinateur et effectuer la pause qui lui est nécessaire, avant de passer, de façon concentrée, à la séquence suivante. L’animateur peut laisser son écran avec un minuteur pour timer la pause.
Les rôles et les outils digitaux
- On répartit les rôles : animateur (qui anime la réunion, fait avancer les débats, veille à ce que tout le monde s’exprime sur les différents sujets), time keeper (qui est le gardien du temps et fait respecter les pauses ou fait accélérer les prises de décisions) , secrétaire (qui rédige les décisions ou les remarques importantes) et on change à chaque fois pour donner du dynamisme.
- On fait en sorte que tout le monde participe (rôle de l’animateur). Quand vous êtes à distance, vous ne voyez pas le “non verbal” et c’est plus difficile de voir les réactions des uns et des autres. L’astuce est de lever la main pour demander la parole, ça évitera le brouhaha que l’on peut avoir certaines fois.
- On peut utiliser les outils digitaux pour plus d’efficacité : compte rendu sur un doc partagé en temps réel, outils de braistorming pour donner ses idées (post it en ligne), outils de sondage pour voter une décision (google form), on peut aussi utiliser un outil de chat pour donner son avis. Exemple : à une question posée, chacun note par écrit sa réponse dans le chat et au feu vert de l’animateur, chacun envoie sa réponse en même temps. Ce qui permet de ne pas être influencé par les idées des autres.
- Et enfin, on prend des décisions pour avancer. Des réunions qui se déroulent pendant des heures et qui n’aboutissent pas fait perdre un temps précieux à chaque participant et à l’entreprise (10 personnes en réunion pendant 2h = 20h pour l’entreprise). Faites le calcul avec les taux horaires de chacun et vous verrez le coût important qui est engagé.
