Partie 1 : constat et outils digitaux
Constat
Avant de parler d’organisation efficace, nous allons faire un constat. Nous avons passé une longue période de confinement qui a été éprouvante pour les entreprises et les collaborateurs. Il ne faudrait pas non plus oublier tout l’écosystème autour de l’entreprise : les partenaires, les sous traitants, les fournisseurs et bien sûr les clients qui ont subit également cette crise.
On constate également que tous les interlocuteurs ne sont pas retournés au travail comme avant. Certains y sont, d’autres ont encore beaucoup de leur équipe en télétravail.
L’organisation du travail est stratégique pour les entreprises. La flexibilité et une collaboration efficace permettra de co-construire et de décider ensemble.
Les entreprises l’ont prouvées, elles peuvent être flexibles tout comme l’ont été les salariés en télétravail pendant 2 mois. Elles sont capables de s’adapter. Par exemple : la fabrication de masques par des entreprises textiles vosgiennes dont le savoir faire n’étaient pas de fabriquer des masques mais du linge de lit ou de table, des vêtements professionnels… Autre ex : les collaborations entre différentes entreprises pour fabriquer des respirateurs, …).
Il convient de cultiver l’ingéniosité des collaborateur pour inventer une nouvelle façon de travailler. Idem dans l’écosystème des organisations : utiliser les réseaux locaux (CCI, Quai Alpha, Ambassadeurs des Vosges, …) pour co-construire.
Enfin, il est important d’avoir les bons outils et les bonnes pratiques pour maintenir une organisation efficace.
Il existe des millions d’outils digitaux, lesquels choisir ?
Le besoin à l’heure actuelle est de d’avoir une organisation efficace pour que les équipes soient à l’aise et fonctionnent bien. Et cela, indépendamment du lieu dans lequel elles travaillent (dans l’entreprise, en télétravail ou en déplacement).
Etat des lieux digital : Il existe des millions d’outils ou applications digitales. Il suffit de regarder tout ce que l’on a téléchargé sur nos smartphones (et qui ne servent pas toujours …) !
Mais :
→ on peut vite être noyé et perdre un temps précieux à choisir le bon outil.
→ l’erreur qui est faite souvent, c’est que lorsque l’on a trouvé un outil qui nous semble bien, on veut l’imposer aux autres. La conséquence est que cela peut vite créer de l’anxiété pour certains.
→ Ce que l’on se rend compte assez vite c’est que les outils mis en place, aussi performants soient -t-ils, ne sont pas ou peu utilisés quand ils sont imposés et non choisi par les utilisateurs.
Pour avoir une bonne organisation en entreprise, ce que je propose de faire, c’est une démarche de simplification. Le principe, c’est de partir des problématiques de chacun et non des outils, en se posant les bonnes questions :
- Au quotidien, quelles sont vos tâches les plus chronophages ?
- Qu’est ce qui est le plus pénible pour vous ?
- Quel est le plus urgent à traiter de suite ?
- Sans oublier : qu’est ce qui marche bien dans l’équipe ?
Toutes ces questions vous permettront de travailler le fond et vous permettra de choisir ensuite les bons outils. Ils ne sont que des moyens pour résoudre des problématiques. Ils ne sont pas uniquement des outils pour se faire plaisir ou pour faire votre transition numérique à tout prix !
L’évolution vers le digital doit se faire petits à petits, avec des petites victoires auprès des équipes pour qu’elles voient l’avancement de la résolution de leurs problèmes.
Les 3 outils indispensables pour une collaboration efficiente et une organisation efficace
il y a 3 outils indispensables (hors outils métiers : ERP par exemple) pour pouvoir être efficient au niveau collaboratif et digital pour l’ensemble des collaborateurs,
1) Un outil de partage de documents
J’insiste sur « partage » et pas « stockage » ! La différence c’est qu’en partage, tout le monde peut travailler en même temps sur le même document et depuis n’importe quel endroit (bureau, télétravail, chez un client, …) . Vous pouvez ainsi travailler ensemble (synchrone) lors d’une réunion pour faire un compte rendu immédiat. Vous pouvez aussi travailler chacun de votre côté (en asynchrone) avec les équipes sur un projet où chacun remplit sa partie mais sur un document unique (texte, tableur, présentation, …). C’est ce qui fait la force du collaboratif : tout le monde peut rebondir et apporter ses idées sur la partie des autres. Cela évite également les aller et retour de mail avec copie à 10 personnes qui font des modifications, chacune de leur côté. Au final, personne ne sait plus qui a la dernière version ! Exemple d’outils : Google Gsuite, Office365.
2) Un outil de communication écrite (« chat »)
Cet outil permettra aux équipes de communiquer en synchrone et asynchrone. L’idée est de s’affranchir des mails et de pouvoir avoir des conversation par groupes . Voici quelques exemples de groupe :
– avec le service marketing qui gère la création des nouveaux produits, un groupe CODIR pour les membres de la direction)
– par projets (ex : la réorganisation de l’atelier de production)
– par clients (ex : avec ou sans le client pour que les services travaillent en transverse sur le projet client).
– avec l’ensemble de l’entreprise pour donner des infos générales à tout le monde en même temps … Exemple d’outils : Telegram, Whatsapp, Slack qui sont des outils de chat gratuits très complets.
3) Un outil de visio
Pour suivre vos clients, pour démarcher vos prospects, pour être en contact avec vos fournisseurs… Exemple d’outils : whereby, Google meet, Microsoft Teams, 8×8 ou ZOOM très employé pendant le confinement.
Avec ces 3 outils, une entreprise peut collaborer efficacement, que les collaborateurs soient en télétravail, en déplacement ou à l’entreprise, ils seront beaucoup plus agiles et réactifs avec simplement l’utilisation de ses 3 outils.
Un préalable quand même, parce que je le vois souvent en entreprise, c’est de mettre en place des règles et une gouvernance pour que tout le monde puisse travailler de la même manière et en bonne intelligence. Cette gouvernance sera à revoir régulièrement si des dérives sont constatées.
